4.3 Apensar

PBdoc V2

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Apensar um documento no PBdoc remete em associar um documento digital a outro (expediente ou processo administrativo) fazendo com que os documentos “caminhem” juntos durante suas tramitações até o momento de seus Arquivamentos.

  A ferramenta APENSAR só estará disponível após ASSINAR o documento.

Vamos exemplificar os procedimentos a partir do modelo de expediente: Ofício Externo

1)     Selecione um documento em sua mesa virtual.

2)     Clique em Assinar o documento e siga com os procedimentos de assinatura.

Perceba que a ferramenta  ficou visível no menu de Ferramentas do Sistema.

3)     Clique em Apensar

Abrirá uma janela onde o usuário irá escolher o Documento Mestre a ser apensado ao que está sendo utilizado.

Ao clicar nos  a busca pode ser feita em uma tela parecida com a de Pesquisa Avançada. Utilize o botão para buscar o documento a ser apensado.

Caso o usuário saiba corretamente a descrição do documento, também é possível escolher o documento, uma vez já copiado a descrição em outra tela e colando (Ctrl + V) no campo Documento Mestre e apertar a tecla TAB em seu teclado.

Após selecionar o documento a apensar clique em 

  Não será possível apensar um documento que esteja em outra lotação. Tramita o documento a apensar para a mesma lotação para seguir os procedimentos.

Perceba que o documento apensado aparece no quadro de monitoramento: Documentos Relacionados.

Ao clicar no documento apensado, o PBdoc mostra a visualização dele deixando marcado em vermelho sempre a caixa de texto ao qual o sistema está visualizado.

  As movimentações de Apensação podem ser visualizadas clicando em Histórico.

Outro exemplo com o modelo de expediente: Processo Administrativo Genérico.

O processo administrativo genérico foi apensado ao Ofício Externo.

Perceba que o PBdoc preserva o histórico de tramitações dos documentos antes da Apensação!

No quadro de Documentos Relacionados ao clicar na caixa de texto (marcado em vermelho) do Ofício Externo, observe que o documento foi criado em um órgão (DIDES/CODATA) e foi tramitado para mais dois órgãos (GEPLANS/CODATA e GEDES/CODATA) retornando ao órgão de origem em uma 3ª tramitação (DIDES/CODATA)!

O mesmo acontece quando marcamos a caixa de texto do Processo Administrativo. O PBdoc preserva a história dos documentos antes da Apensação e continua a partir desse ponto a “caminharem” juntos.

Por exemplo, ao tramitar o Processo Administrativo da DIDES para a GEPLANS, um novo quadro de tramitação se mostra em comum para os dois documentos.