5.1 Tramitar

Ícone: 

Vamos tratar a ação de Tramitar separadamente devido sua finalidade ser considerada de grande relevância na gestão documental e correta utilização no PBdoc.

A funcionalidade Tramitar permite transferir o documento para outro usuário ou outra unidade do próprio órgão ou de outro órgão. Para realizar a ação, clique em Tramitar.

Para que o usuário do PBdoc possa ver o ícone Tramitar, o documento (expediente ou processo) deve estar Assinado.

 Relembrando que, enquanto o documento não estiver assinado, o nome do usuário, cargo e lotação aparecerão em vermelho.

Percebe que o PBdoc mostra também que o documento está com o Status Pendente de Assinatura. Isso é mostrado na área lateral direita do documento na tela de Ferramenta do Sistema no quadro Vias... 

e na Mesa Virtual

Após Assinar o documento, será possível ver o ícone Tramitar.

Ao clicar em Tramitar, será apresentada a tela para a seleção do destinatário a partir de uma das três opções:

PBdoc V2

Lotação (na versão anterior esse campo se chamava Órgão Integrado): A tramitação será feita para o Órgão destinatário, onde todos da mesma lotação poderão ver e receber o documento em suas Mesas Virtuais.

Código ou Nome do Usuário (na versão anterior esse campo se chamava Usuário):A tramitação será feita diretamente para a Mesa Virtual de um usuário específico selecionando o seu código de identificação no PBdoc ou seu Nome cadastrado no sistema.

Externo: A tramitação será feita para órgãos que não estão vinculados ao PBdoc. Esse trâmite não acarreta o envio digital do documento. Portanto, além de fazer essa operação, será necessário imprimir o documento e remetê-lo fisicamente ou realizar o trâmite por outro sistema em uso pelo órgão destinatário. Após tramitar nesse formato, confira a seção Protocolo para ver e imprimir a folha de tramitação do órgão de origem para o destinatário externo cadastrado no banco de dados do PBdoc.

Clique nos 3 pontos para ver os destinatários externos cadastrados.

Escolha o órgão clicando na sua Sigla.

A tela de tramitação retorna com o órgão selecionado.

Para tramitar o documento, clique em: 

 O campo Data de devolução, quando preenchido, exige que o documento seja devolvido ao tramitante. Caso não queira que o documento volte, deixe esse campo sem preencher. Caso este campo seja realmente preenchido, é preciso que o destinatário devolva o documento, para que avisos de alertas deixem de ser emitidos sobre esta notificação.

Após a tramitação, será apresentado um DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES, ao lado direito da tela do documento.

Para exemplificar, iremos mostrar algumas telas onde ocorrem mudanças no DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES de documentos em algumas lotações e órgãos.

Para exemplificar, iremos:

1) Criar e assinar um Processo Administrativo, modelo Pagamentos de Pessoal e Reflexos com acesso limitado Público;

2) Incluir uma cópia de documento criado no PBdoc e assiná-lo;

3) Incluir um Documento (despacho), assiná-lo e juntá-lo;

4) Anexar um PDF e assiná-lo.

1) 

2) 

3) 

4) 

Vamos fazer três tramitações:

I)                 Para uma lotação do mesmo órgão;

II)               Para uma lotação em outro órgão;

III)              Para a lotação de origem (com um despacho).

Vamos iniciar com a tramitação para uma lotação do mesmo órgão.

Na tela de Ferramentas do Sistema, clique em 

 Lembramos que para que o usuário do PBdoc possa ver o ícone Tramitar, o documento (expediente ou processo) deve estar Assinado.

Para este exemplo não iremos estabelecer Data de devolução.

Clique em Ok para tramitar o documento. 

Perceba que após a tramitação a tela de Ferramentas do Sistema fornece novas informações em:

- Volumes, informa que o documento está na Caixa de Entrada (Digital) da lotação que foi tramitado o documento;

- Tramitação, agora mostra o DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES informando que o documento saiu de sua lotação de criação e chegou a lotação de destino (caixa de texto na cor vermelha);

Observe que a lotação destacada em vermelho indica onde o documento está e o número do passo da tramitação. 

 Ao tramitar um documento composto (por exemplo, juntado), é fundamental ter certeza que se está no documento principal. Quando não estiver no documento principal, será exibido no DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES uma tela similar a abaixo na qual será apresentado o diagrama Documentos Relacionados.

Clique no documento listado na Coluna Assunto para retornar ao documento principal.

Observe que na Caixa de Entrada da Lotação de Tramitação, o documento se encontra com o status A Receber, para receber o documento o usuário logado na Lotação DEVE CLICAR na Identificação do documento na coluna Número.

Ao clicar na identificação do documento, o PBdoc abre a tela de Ferramentas do Sistema e mostra no quadro Volumes o documento saiu do status CAIXA DE ENTRADA DIGITAL para AGUARDANDO ANDAMENTO, ou seja, o documento pode seguir com novas inclusões de documentos, anexações, inclusões de cópias e novas TRAMITAÇÕES.

Vamos agora tramitar o documento para uma lotação em outro órgão.

Perceba que no passo 2 o documento foi tramitado de Setor na CODATA para outro Setor Na SEECT (Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia)

Como o documento foi tramitado para a Lotação, mude a visualização dos documentos na sua Mesa Virtual de Lotação para Usuário.

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Clique no número do documento que foi tramitado. Ele está com status Caixa de entrada, situação A Receber.

Ao clicar na identificação do documento, o PBdoc abre a tela de Ferramentas do Sistema e mostra no quadro Volumes o documento saiu do status CAIXA DE ENTRADA DIGITAL para AGUARDANDO ANDAMENTO, ou seja, o documento pode seguir com novas inclusões de documentos, anexações, inclusões de cópias e novas TRAMITAÇÕES.

E para finalizar o exemplo, vamos tramitar o documento para a lotação de origem com um despacho (inclusão de documento). E ver como fica o DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES.

 Também é possível visualizar todas as movimentações pela tela de Ver Documento Completo.

E finalmente, vamos verificar como fica a visualização do documento no DIAGRAMA DE TRAMITAÇÕES ao se tramitar para o local de origem com um despacho (Incluir documento)

Veja que é possível também gerar um PROTOCOLO AO CONCLUIR O TRÂMITE. Para mostrar esse protocolo, deixe marcada a caixa e depois clique em Ok.