Digitalização de arquivos gera eficiência na gestão pública

A administração pública estadual vivencia atualmente uma fase de transição entre a tradicional gestão de documentos públicos em papel para uma completa utilização em formato digital. Isto é possível graças ao Sistema PBdoc, responsável pela produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações em ambiente digital do Governo da Paraíba.

A proposta é substituir, gradativamente, a produção e tramitação de documentos em papel, passando a adotar o formato digital. Atualmente o PBdoc tem uma base de dados com mais de 243.650 itens (processos, documentos, expedientes e anexos). Trata-se de um sistema integrado, de uso de todos os órgãos do Governo Estadual.

Com isso, à medida que as implantações vão ocorrendo, as tramitações entre os órgãos vão ocorrer dentro do PBDoc, desde envios de processos, até a comunicação através de ofícios e circulares. Se antes as capas de processos é que diferenciavam as solicitações, hoje, o PBDoc dispensa esse detalhe ao fazer a separação dentro da própria plataforma.

Conforme o presidente da Companhia de Processamento de Dados da Paraíba (Codata), Giuseppe Guido, este é o sistema por onde vão transitar todos os documentos públicos do Estado até o final do próximo ano. Assim, aqueles que ainda estão sendo em papel, aos poucos são digitalizados para que possam estar no PBDoc.

“Ainda podem existir em algumas secretarias um ofício que venha em papel, mas hoje na Codata, já recebemos tudo digital, por email. Quando recebo um email, já entra no PBDoc e tramita nessa plataforma. A digitalização é uma transformação de papel para meios eletrônicos. Assim, os documentos que vêm no papel para ser tramitado no PBDoc têm que ter a transformação de papel para o meio digital” explicou

O Decreto estadual orienta que até o final de 2022, todos os órgãos já estejam trabalhando com a ferramenta. Atualmente, quase 70% utilizam o sistema. Cerca de 3.600 usuários de 24 órgãos do Governo paraibano usam a plataforma, além de oito instituições públicas que se encontram em processo de implantação. “Temos avançado bastante, muito mais avançado que o cronograma. A gente consegue perceber o grande salto que a plataforma trouxe de economia e agilidade para o estado tanto em papel, combustível e muita coisa envolvida. Tudo está embutido no melhoramento do serviço, na transparência e rapidez”, elogia o presidente.

A economia financeira também é um destaque, não só com os insumos (papel, impressão, espaço físico para guarda dos processos), mas com o menor prazo de tramitação dos processos e até mesmo com a redução de combustível, que com o PBDoc não precisa mais que o motorista do órgão esteja se locomovendo o dia inteiro para protocolar um ofício ou pegar uma assinatura.

Apenas na Secretaria de Estado da Administração (Sead), o PBDoc foi implantado em dezembro do ano passado e já observa quedas no uso de papel a partir de janeiro de 2021. Nem todos os processos da plataforma estão em formato virtual, mas a estimativa é que o uso de papel e outros materiais de escritório caiam, conforme forem disponibilizados mais processos digitais.

“Os contratos de impressora, por exemplo, há uma tendência em cada vez mais diminuir, porque a impressora não vai morrer, mas não vai ter a utilização que tinha antes. Não tem mais tanta necessidade de papel nem de comprar a capa dura do processo. O PBDoc promete trazer agilidade pro Estado”, acrescenta.

Menos burocracia é melhoria na vida das pessoas

De acordo com levantamento feito pelo Governo, os órgãos que produzem o maior volume de documentos neste sistema (processos, expedientes e anexos) até hoje são: Companhia de Água e Esgotos do Estado da Paraíba (Cagepa); com 98.943 itens; a Secretaria de Estado da Educação e da Ciência e Tecnologia (Seect), com 51.250; a Sead, alcançando 21.758; a Codata, com 20.316. Por último, a Superintendência de Administração do Meio Ambiente, que possui 14.165 documentos na plataforma.

Estes locais aos poucos deixam de gerar documentos em papel e passaram para o forma[1]to digital, desde 2020. No entanto, Giuseppe Guido informa que o PBDoc é destinado, por enquanto, apenas ao expediente interno das repartições, ou seja, aos empenhos, pagamentos, servidores, recursos humanos, dentre outras atividades realizadas pelos funcionários. O uso diretamente pela população ainda não está habilitado.

Apesar de ser uma plataforma que inicialmente vem sendo utilizado apenas pelos servidores públicos estadual, ele observa que o PBDoc também impacta positivamente na vida das pessoas, uma vez que suas demandas com a gestão pública são atendidas com mais celeridade e menos burocracia, já que todo o processo é feito de forma eletrônica. “Em um futuro muito próximo, a plataforma será a principal via de acesso do cidadão com o Governo do Estado, onde ele poderá registrar as suas necessidades e no próprio sistema acompanhar toda a tramitação até o retorno final acerca da sua demanda. A tendência é que todos os órgãos da administração direta ou indireta estejam já utilizando o PBDoc”, declarou.

A intenção é ter 100% da plataforma instalada e após finalizar essa fase, o cidadão será incluído. As principais melhorias estão ligadas aos processos administrativos que a população venha a dar entrada. Para isso, novas versões estão previstas pela Codata. Por isso, o Presidente ressalta que o PBDoc representa uma nova era na gestão pública. “Não é só a eliminação de papel e redução de custos, a utilização do PBDoc significa a transformação da tramitação de processos e documentos na gestão pública, agilizando os processos internos e o atendimento às demandas da população e servidores públicos, além da guarda segura das informações do governo”, finalizou.

Fonte: Jornal A União - Edição 30/05/2021 - Jornalista Juliana Cavalcanti