Perguntas
Acesso ao sistema
Como ser um usuário do sistema PBDoc?
Para ser usuário do sistema PBDoc, você deve ser um produtor de documentos. Assim, você deve ter sido cadastrado pelo seu órgão/unidade e deve ter recebido um e-mail com login e senha. Caso você não o tenha recebido, entre em contato com o administrador local de seu órgão ou entidade e solicite seu cadastro.
Como acessar o sistema PBDoc?
Para acessar o sistema, abra o navegador de internet e digite o endereço https://pbdoc.pb.gov.br.
No campo “Usuário”, digite o número de matrícula ou CPF e, no campo “Senha”, a senha. Clique no botão “Entrar”.
Recomenda-se a utilização do navegador Google Chrome. Tanto o número do login quanto a senha são gerados previamente pelo sistema e enviados por e-mail a todos os usuários. Caso não os tenha recebido, procure o administrador local de seu órgão/unidade.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 1. Acesso ao sistema, e assista aos tutoriais sobre Login, Menu do Sistema e Trocar Senha.
Mesa Virtual
O que é a “Mesa virtual”?
A “Mesa virtual” é a tela de entrada do sistema. É nela que estão os documentos que você recebe e produz. Esses documentos estão separados por seções, como: aguardando andamento, pendente de assinatura, outros etc. Os detalhes do documento aparecem em cinco colunas: o tempo decorrido desde sua criação, seu número, sua descrição, sua origem e sua situação. No topo da tela, está o logo “Somos todos Paraíba”, que possibilita voltar para a “Mesa virtual”.
É nesta tela que você pode criar documentos, realizar pesquisas e demais funcionalidades do sistema.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 1. Acesso ao sistema, e assista ao tutorial em vídeo Mesa virtual.
Quem pode ver os documentos listados na “Mesa virtual”?
Os documentos temporários – ou seja, aqueles que ainda estão em elaboração – podem ser visualizados apenas por seu produtor (usuário que iniciou sua criação) e demais usuários marcados em “definir acompanhamento” durante sua elaboração ou edição.
Os documentos já finalizados, por padrão, podem ser visualizados por todos os usuários da unidade do produtor ou, se for o caso, apenas pelos usuários indicados na redefinição de acesso.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 1. Acesso ao sistema, e assista ao tutorial em vídeo Mesa Virtual.
O que indica a situação de um documento listado na “Mesa virtual”?
Os documentos listados na “Mesa virtual” podem ter diferentes situações, entre elas:
- I Em Elaboração: documentos temporários em elaboração pelo usuário. Documentos que ainda não foram finalizados ou assinados pelo usuário.
- II Pendente de Assinatura: documentos que foram finalizados e aguardam a assinatura.
- III Aguardando Andamento: documentos já recebidos na caixa de entrada que aguardam encaminhamento; ou documentos novos cuja assinatura já tenha sido registrada e estão prontos para serem tramitados ou transferidos, conforme o caso.
- IV Outros: documentos cancelados, ou seja, não podem ser mais movimentados.
- V Em Trâmite: documentos que estão em tramitação.
- VI Como Subscritor: documentos nos quais o usuário logado se encontra como subscritor.
- VII Urgente: documentos marcados como urgente na funcionalidade “Definir Marcador”.
- VIII Acompanhando: documentos nos quais o usuário foi cadastrado como gestor ou como interessado.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 1. Acesso ao sistema, e assista ao tutorial em vídeo Mesa virtual.
Criar Novo
Quais documentos podem ser produzidos no sistema PBDoc?
Podem ser produzidos todos os documentos avulsos e compostos da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim dos órgãos e entidades que utilizam o sistema. Os modelos de documentos são despacho, documento externo capturado, memorando, ofício e processo administrativo.
Como produzir um novo documento?
Para produzir um novo documento digital, acesse a “Mesa virtual” e clique em “Criar novo”. Na página aberta pelo sistema, selecione o modelo do documento a ser criado na lista apresentada ou escreva o nome do modelo no campo de pesquisa. Para cada modelo selecionado é necessário informar dados complementares específicos. Preencha os campos solicitados e, na parte inferior da tela, clique em:
- “Ok”, para criar um documento temporário (botão direciona para a tela de trabalho com o documento).
- “Visualizar documento”, para verificar o documento completo, inclusive sua formatação final.
- “Voltar”, para retornar para a “Mesa virtual”.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar Novo.
Quais são os campos obrigatórios para a criação de um novo documento?
Os campos de preenchimento variam dependendo do modelo de documento e devem ser todos preenchidos. Mesmo não sendo obrigatório para a criação do novo documento, quanto mais campos forem preenchidos, mais fácil será sua localização posterior.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar Novo.
Como é formada a numeração definitiva de um documento?
A numeração definitiva atribuída ao documento após sua finalização é composta pelas seguintes informações: sigla do órgão, sigla do tipo de documento, ano e número sequencial.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar Novo.
Por que nome e cargo aparecem em vermelho no documento?
Nome e cargo aparecem em vermelho em documentos sem assinatura. Para que esses dados tenham a mesma cor do restante do documento, é necessário assiná-lo.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Assinar.
O texto de um documento deve ser padronizado pelas normas ABNT?
Cabe ao agente público que produz o texto do documento seguir as regras de linguagem e ortografia em vigência. Quanto ao formato em que o documento é exibido, o sistema segue padronizações relativas a margens e localização de brasão, assinatura, código de barras, código QR e demais elementos.
A temporalidade do documento avulso é alterada depois que ele é incluído em um processo ou expediente?
Os documentos sempre seguem a temporalidade do documento principal. Dessa forma, os documentos avulsos incluídos em um expediente ou processo passam a seguir a temporalidade do documento principal.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo Criar novo.
Como transformar um documento avulso em um processo?
Para transformar um documento avulso em processo, ou juntá-lo a um processo.Para isso, crie o processo normalmente, dirija-se ao documento avulso de interesse e clique na funcionalidade "Juntar" para incorporá-lo ao processo recém-criado.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3.3 Juntar Documento, e assista ao tutorial em vídeo Criar Novo.
Como criar cabeçalho para um documento?
O cabeçalho de um documento é criado automaticamente pelo sistema, de acordo com o órgão e a entidade, e não pode ser alterado pelo usuário.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar Novo.
Como consultar a autenticidade de um documento produzido no sistema PBDoc?
Para aferir a autenticidade de um documento supostamente produzido no sistema, verifique o código de barras, o código QR e/ou o número de autenticação constantes no próprio documento.
Como incluir anexar um documento?
Documentos que não estão presentes no PBDoc, podem ser postos dentros dos documentos digitais clicando na funcionalidade "Anexar". Após a escolha do arquivo, será preciso assinar o anexo para concluir a ação. Lembre-se que apenas arquivos em PDF poderão ser anexados.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo Arquivo Auxiliar.
Como inserir um marcador de importância no documento?
Para atribuir ao documento um marcador de importância com uma ou mais opções clique em “Definir marcador” e selecione um dos marcadores disponíveis.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo Definir Marcador.
Como salvar um documento produzido no sistema PBDoc?
Para salvar um documento, no menu “Ver documento completo”, utilize a opção de visualização “PDF”/“Abrir PDF” ou a opção “Tela cheia”. Nelas será apresentada uma tela para “impressão virtual” do documento.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo Documento.
Modelos de documentos digitais
O que são modelos de documentos?
Um modelo é a representação gráfica do documento físico importada para o ambiente digital, considerando sua forma e seu conteúdo. Para produzir um novo documento no sistema, o usuário deve, primeiro, selecionar seu modelo.
Os modelos apresentados para seleção do usuário têm o mesmo nome das séries documentais constantes do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e Fim.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar Novo.
Como escolher um modelo de documento?
Caso fique em dúvida sobre qual modelo é o mais adequado à atividade que precisa realizar, consulte o manual e-Arq Brasil.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Criar Novo.
Quais documentos compõem um processo?
Um processo pode conter memorandos, ofícios, despachos, informações, relatórios, pareceres técnicos, pareceres jurídicos etc.
O que é ofício?
Documento que comunica ou solicita algo oficialmente no serviço público. Por meio dele, é possível realizar trocas informacionais a respeito de assuntos técnicos ou administrativos, com caráter exclusivamente institucional.No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Ofício”.
O que é memorando?
Documento que registra correspondência interna, objetiva e simples, utilizada para assuntos rotineiros, tendo como principal função a eficiência da comunicação administrativa. No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Memorando”.
O que é despacho?
Documento que registra decisão, ordem ou opinião de autoridade competente sobre assunto submetido à apreciação, visando dar prosseguimento a processo ou expediente. Destinado ao interessado ou às outras unidades da administração pública. No sistema, somente pode ser criado somente por meio da operação “Incluir documento” dentro de processos ou expedientes.
O que é processo?
Documento de caráter decisório em que se reúnem, com a solicitação de autoridade competente, documentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma ação administrativa. No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Processo Administrativo”.
O que é documento externo capturado?
É qualquer documento físico, de origem externa. A funcionalidade apenas para que o documento físico esteja contido no sistema e seja passível de futuras pesquisas. Este tipo de documento não gera uma capa, por isso caso este gere trâmite o ideal é a criação de um “Processo Administrativo”, ao qual o Documento Externo Capturado será juntado
.
O que é expediente?
Documento avulso que não compõe Processo Administrativos. O termo é encontrado nos "Quadros Quantitativos".
Editar documento
Como editar um documento?
Para editar um documento, utilize a operação “Editar”. Isso é possível somente enquanto o documento não for assinado.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Editar.
Quem pode editar um documento?
A edição de um documento pode ser feita por seu produtor, pelo responsável por sua assinatura e pelo gestor cadastrado na funcionalidade “Definir acompanhamento”.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Editar.
Qual documento pode ser editado?
Podem ser editados os documentos não finalizados (com número de controle temporário) e os finalizados (com número de controle permanente), mas ainda não assinados.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Editar.
Excluir documento
Como excluir um documento?
Para excluir um documento avulso que não foi assinado e finalizado que aparece na “Mesa virtual” na seção “Em elaboração”, utilize a operação “Excluir”. Somente documentos temporários podem ser excluídos.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Excluir.
Cancelar documento
Como cancelar um documento?
Para cancelar um documento, é preciso que este não esteja tramitado a outro setor. Para isso, abra-o e clique em “Cancelar”. Esta operação está disponível somente para documentos finalizados e/ou assinados e o tornará sem efeito; o cancelamento é registrado no histórico do sistema e do usuário. Enquanto o documento estiver aberto, é possível reverter a ação por meio da operação “Desfazer Cancelamento”.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo Cancelar.
Finalizar documento
Como finalizar um documento?
Para transformar um documento temporário (cujo prefixo é TMP) em um documento com numeração definitiva e com capa (no caso dos Processos Administrativos), utilize a operação “Finalizar”. Em seguida, confirme a operação.
Após a finalização, assinatura fica pendente (destacada em vermelho) até que o documento seja assinado. Sua situação na “Mesa virtual” deixa de ser “Em elaboração” e passa a ser “Pendente de assinatura”.
Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo Finalizar.